Als je veel gegevens in externe spreadsheets (bv. Excel) hebt opgeslagen, kunt je deze via de import module toevoegen aan Teamworks AMS. Gegevens kunnen worden geïmporteerd in een evenement-, profiel- of databaseformulier met behulp van een CSV-bestand (comma separated value). CSV-bestanden slaan gegevens op in een tabel formaat, deze bestanden kunnen worden gemaakt of bekeken in software zoals Microsoft Excel of tekstverwerkers zoals Kladblok en TextEdit. Andere bestandstypen worden niet geaccepteerd bij het importeren van gegevens - je moet een CSV-bestand gebruiken. Daarbij is het essentieel dat de instellingen van het CSV-bestand Engelstalig zijn. Dit betekent dat de kolommen worden gescheiden door comma’s (,) en dat er punten (.) worden gebruikt als decimaal separator.

De import methode kan voor veel records gelijktijdig worden gebruikt, maar slechts voor één formulier per import. Eventuele SmartFlows die de aanmaak van andere formulieren triggeren blijven functioneel en zullen ook werken tijdens een import. Het is erg belangrijk dat jouw gegevens zijn opgemaakt op een manier die consistent is met hoe AMS ze zal gebruiken.

Het is mogelijk voor groepsleden (d.w.z. atleten) om records voor zichzelf te importeren, maar over het algemeen zullen alleen Coach-gebruikers (coaches, embedded scientists enz.) de import module gebruiken. Om gegevens via de import module toe te kunnen voegen, heeft de gebruiker tenminste schrijfrechten nodig op het formulier waarin de gegevens worden opgeslagen.

Stappenplan importeren gegevens

Onderstaand stappenplan geeft een volledig proces van het importeren van gegevens weer:

Databron

Voorwaarden die gesteld worden aan de databron:

• De databron moet een CSV (.csv) bestand zijn volgens Engels format. Dat betekent:
  • Kolommen worden gescheiden met comma’s (,) – niet met punt-comma’s (;)
  • Decimalen in getallen worden gescheiden met punten (.) – niet met comma’s (,)
  • Eea te controleren via “Openen in Notepad/TextEdit” of een vergelijkbare applicatie
• De CSV moet tenminste een Atleetnaam en Datum kolom hebben.
  • Spelling of daadwerkelijke namen van de kolommen zijn niet van belang, die kunnen tijdens het importeren worden gemapt.
• De overige kolomnamen hoeven niet persé te matchen met de kolomnamen in het formulier. Is dit wel het geval, dan maakt dit het importproces sneller en eenvoudiger.
• Iedere rij in de CSV moet een waarde hebben in de Atleetnaam en Datum kolom
• Het datum format in de Datum kolom moet in de gehele kolom hetzelfde zijn.
  • Het precieze format is minder van belang. Dit kan tijdens het importeren gemapt worden.
• Data moet, ivm historische berekeningen in het formulier, chronologische geordend zijn van oud-naar-nieuw.
• Als het doelformulier tabellen bevat, en meerdere rijen in het bronbestand moeten in één formulier geïmporteerd worden, dan moet de data gegroepeerd staan op Atleetnaam.

Wordt er niet voldaan aan alle voorwaarden in de databron, dan volgen er onherroepelijk problemen tijdens het importproces.

Voorbeeld van een databron die aan alle voorwaarden voldoet:

Stap 1 | Gegevens Invoer > Importeer Gegevens

• Gegevens Invoer —> Importeer Gegevens —> Select Gebeurtenis —> Selecteer het formulier waar de data in geïmporteerd moet worden
• Selecteer uw bestand —> Selecteer het CSV-bestand dat je wil importeren
• Uploaden

Twijfel je over de opmaak van je import bestand, gebruik dan de Genereer sjabloon functionaliteit voor het laten genereren van een CSV import sjabloon

Stap 2 | Koppelen van accounts aan gegevens

• Uit de dropdown —> Selecteer welk veld in het bronbestand de namen van de accounts (ie. sporters) bevat. Via Toevoegen Identifier kun je ook meerdere velden selecteren, bijvoorbeeld als je bronbestand de kolommen voornaam en achternaam heeft.
• Als het systeem de naam herkent, zal deze automatisch gekoppeld worden aan een AMS-account. Zo niet, dan is dat te zien aan het rode veld. Deze namen kunnen handmatig gekoppeld worden door te zoeken op het juiste account.
• Let op: je kunt alleen data importeren van sporters in de geladen groep.
• Volgende

Stap 3a | Controleer het datum format

• In de sectie Start Date Time: Controleer of dat de juiste kolom uit het bronbestand is geselecteerd als datum kolom.
• Kies uit de dropdown het datum format dat overeenkomt met het format in het bronbestand. Klik eventueel op TEST om te zien of dat het juiste format is gekozen. Er volgt dan een pop-up die toont naar welke datum de rijen in het bronbestand worden omgezet.
• Time mag genegeerd worden. Als er geen tijdskolom in het bronbestand staat, wordt de systeemtijd tijdens het importeren gebruikt.
• Als er geen datum en/of tijd kolom in het bronbestand zit worden alle rijen opgeslagen met de waarden bij Startdatum en Starttijd

Stap 3b | Controleer de mapping van je bronbestand kolommen

• Als de kolomnamen overeenkomen met de namen in het AMS formulier, dan zullen deze automatisch gemapt worden.
• De linker kolom in onderstaande afbeelding toont de namen in het formulier.
• De rechter kolom, met de dropdowns, toont de gekozen kolommen in het bronbestand. Is de dropdown leeg, dan heeft er geen automatische mapping plaatsgevonden. In dat geval, kies een kolom uit de dropdown.
• Volgende

Werken met tabellen in AMS-formulier

• Als het AMS-formulier tabellen bevat dan is het essentieel dat het veld “Alle records voor dezelfde gebruiker behandelen als één record” aangevinkt staat.

  • Is dit niet het geval, dan wordt er voor iedere rij in het bronbestand een nieuw formulier aangemaakt.
  • Hiervoor is het essentieel dat de data in het bronbestand gegroepeerd staat op sporternaam (zie voorwaarden databron).

  

Stap 4 | Data validatie (Bestand waarde toewijzen aan veld waarden)

• Als het AMS-formulier gebruik maakt van vragen met vooraf gedefinieerde antwoordmogelijkheden (ie. dropdowns, multi- of single-select enz.), dan moet de data in het bronbestand overeenkomen met de opties in het formulier.
• Per datakolom in het formulier wordt getoond welke waardes niet matchen.
  • Als “Blank” een valide optie is, mag dat genegeerd worden
  • Alle andere waardes die niet automatisch gemapt zijn geworden, moeten handmatig worden gekoppeld met een waarde uit de dropdown.
  • Eventuele typ- en spelfouten in het bronbestand kunnen zo opgevangen worden, zonder dat het bronbestand hoeft te worden aangepast en het hele importproces opnieuw moet worden gestart.